Jak vybrat správnou skartovačku

Každá firma i domácnost někdy řeší, jak bezpečně zlikvidovat dokumenty obsahující citlivé údaje. Skartovací stroje jsou praktickými pomocníky, které se dnes používají nejen v kancelářích, ale i v domácnostech.

Umožňují bezpečně skartovat interní dokumenty, a u některých modelů také například CD/DVD disky. Rychle znehodnotí papíry, často zvládnou skartovat 10 a více listů najednou a pracují s různými úrovněmi utajení od P-1 až po P-6 (nejvyšší stupeň zabezpečení).

Při výběru skartovače je důležité zohlednit četnost používání – zda budete skartovat jen občas, nebo pravidelně několikrát denně.

Pro běžné dokumenty postačí podélný řez na proužky. Pro citlivější data je vhodnější křížový nebo mikrořez, který dokument rozřeže na velmi malé částice.

Pokud chcete ušetřit čas, vybírejte modely s vyšší kapacitou (10+ listů na jeden průchod), vyšší rychlostí skartace a větším zásobníkem na odpad.

Pokročilejší skartovače zvládnou kromě papíru také sponky, plastové karty nebo CD/DVD disky.

Řez papíru je zásadním parametrem při výběru skartovače. Rozlišují se tři základní typy: podélný řez, křížový řez a mikrořez. Každý typ je vhodný pro jiné použití a nabízí odlišnou úroveň bezpečnosti.

Podélný řez
Základní úroveň skartace, odpovídající stupňům utajení DIN P-1 a P-2. Dokumenty jsou rozřezány na podélné proužky. Výhodou je jednoduchý provoz, nevýhodou nižší úroveň zabezpečení a obvykle menší kapacita zpracování.

Křížový řez
Střední úroveň bezpečnosti odpovídající stupňům DIN P-3 a P-4. Skartovač je vybaven dvěma noži, které papír rozřežou na malé kousky. Nabízí vyšší úroveň ochrany a zvládá větší objem papíru najednou.

Mikrořez
Nejvyšší úroveň zabezpečení (DIN P-5 a P-6). Papír je rozdrcen na velmi malé částice, což zajišťuje maximální stupeň utajení a prakticky znemožňuje jeho zpětné složení.

Základním parametrem při výběru skartovacího stroje je tzv. stupeň utajení. Podle plánovaného použití je důležité zvolit odpovídající úroveň zabezpečení, která určuje míru znehodnocení dokumentů – od běžných informací až po přísně tajné materiály používané například ve vládních institucích.

Pro firemní a profesionální použití je důležité řídit se normou DIN 66399, která platí v celé Evropské unii. Tato norma definuje úrovně ochrany dat podle citlivosti a stanovuje pravidla pro jejich bezpečné zpracování a likvidaci.

Jak fungují stupně utajení

Stupnice P-1 až P-6 určuje velikost částic vzniklých při skartaci papíru. Čím vyšší číslo, tím menší částice a vyšší úroveň bezpečnosti. U různých médií (např. CD nebo filmy) se používají odlišné kódy, protože vyžadují jiné velikosti fragmentů pro stejnou úroveň zabezpečení.

Například skartace papíru na úrovni P-4 znamená částice do velikosti přibližně 160 mm². U CD/DVD by tomu odpovídala jiná klasifikace (O-3) a u filmových materiálů opět odlišná (F-1).

Praktické využití

Pro běžné dokumenty často postačí základní úroveň P-1, kde jsou dokumenty rozřezány na proužky o šířce až 12 mm. Pro citlivější data je však vhodné volit vyšší stupně ochrany.

Označení se může lišit – například P-3 (papír) nebo DIN 3, ale vždy se vztahuje ke stupni zabezpečení podle normy DIN 66399. Pro jiná média (O – optická média, F – film) platí odlišné požadavky na velikost částic, které jsou uvedeny v popisu konkrétního zařízení.

Bezpečnostní prověrky mají různé stupně, které do určité míry odpovídají klasifikaci skartace dle normy DIN 66399 (resp. ISO/IEC 21964). Pro detailní informace o jednotlivých stupních utajení je možné obrátit se na Národní bezpečnostní úřad (NBÚ).

Pro skartaci utajovaných informací v České republice platí následující doporučené úrovně:

listiny s prověrkou typu 1 (vyhrazené) – skartovač P-2
listiny s prověrkou typu 2 (důvěrné) – skartovač P-4
listiny s prověrkou typu 3 (tajné) – skartovač P-5
listiny s prověrkou typu 4 (přísně tajné) – skartovač P-6

Standardem u skartovacích strojů je zpracování minimálně 5 listů papíru najednou. Většina běžných modelů si však poradí přibližně s 10 listy současně, případně i s médii jako CD nebo DVD.

Pokročilejší skartovačky, obvykle v cenové hladině od 5 000 Kč, umožňují skartaci až 15 a více listů najednou.

• standardní skartovačky – zpracují minimálně 5 listů najednou
• pokročilé skartovačky – zvládnou až 15 a více listů papíru najednou

Rychlost skartace je jedním z často podceňovaných parametrů, přesto může výrazně ovlivnit efektivitu práce při zpracování většího množství dokumentů.

• 2 m/min – běžná rychlost, kterou zvládá většina skartovaček na trhu. Je vhodná pro každodenní kancelářské použití a standardní objemy dokumentů.
• 3–5 m/min – vyšší rychlost určená pro náročnější uživatele. Takové modely jsou méně běžné a zpravidla také cenově náročnější, ale výrazně šetří čas při časté skartaci.

I některé základní skartovačky zvládají kromě papíru formátu A4 také skartaci svorek, případně většího množství listů najednou (v závislosti na kapacitě zařízení). Běžné je také zpracování CD/DVD disků nebo plastových karet.

Skartovačky si tedy poradí s:

• papírem formátu A4
• svorkami
• CD/DVD disky
• plastovými kartami

Nelze jednoznačně určit, od jaké cenové kategorie jsou jednotlivé funkce dostupné. Některé dražší modely sice nemusí nabízet skartaci všech materiálů, ale poskytují vyšší úroveň zabezpečení (např. křížový řez). Naopak jiné skartovačky umožňují skartaci svorek, i když pracují pouze s podélným řezem.

Velikost (objem) koše je důležitým parametrem zejména v případě častého skartování – tedy při každodenním použití nebo zpracování většího množství dokumentů. Větší koš znamená méně časté vyprazdňování a vyšší komfort práce.

• koše do 15 litrů – základní skartovačky vhodné pro občasné použití, například několikrát do měsíce
• koše 15–22 litrů – střední třída skartovacích strojů, vhodná pro skartaci několikrát týdně
• koše nad 23 litrů – určené pro každodenní a intenzivní skartování, u nejvýkonnějších modelů dosahuje objem téměř 30 litrů